CONSILIUM - Die Dokumentation

Auf diesen Seiten finden Sie alle wichtigen Infos zu der Dienstplan-Software CONSILIUM. Mit vielen Anwendungsbeispielen, einem FAQ Bereich und speziellen Tutorials. Auf der linken Seite sehen Sie die Struktur dieser Dokumentation. Klicken Sie einfach auf das Thema, zu dem Sie weitere Infos benötigen.

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Verwaltung der Elemente

Verwaltung von Mitarbeiter/Innen

Die wichtigsten Einstellungen in der Mitarbeiterverwaltung haben einen direkten Einfluss auf die Planung und deren Auswertung. Wichtig ist auch das Zusammenspiel mit einem Mitarbeitertyp. Mit Mitarbeitertypen legen Sie u.a. fest, ob ein Mitarbeiter z.B. Teil der Urlaubsplanung wird (Festangestellter) oder mit dem Abrechnungsmodul von CONSILIUM die Vergütung berechnet werden soll. Weitere Informationen zu Mitarbeitertypen finden Sie in den entsprechenden Abschnitt dieser Dokumentation.

Die meisten Felder der Mitarbeiterverwaltung sind selbsterklärend. Bis auf Name und Vorname sind alle Informationen optional. Lediglich eine E-Mail Adresse muss angegeben werden, wenn dieser Mitarbeiter z.B. seine Verfügbarkeit selbst eingeben oder seine fertigen Dienstpläne im Internet abrufen können soll. Die E-Mail Adresse ist dann auch der Nutzername dieses Mitarbeiters in CONSILIUM.

Im oberen Bereich (1) können Sie durch die Namen der MitarbeiterInnen navigieren. Sie können direkt einen Namen auswählen oder mit den Pfeilsymbolen zwischen den Namen Hin- und Her wechseln.

Neben den selbsterklärenden Feldern der Mitarbeiterverwaltung im Bereich (2) gibt es diese Angaben. Diese sind maßgeblich für einige der Funktionen in CONSILIUM:

Urlaubsanspruch:

Gibt die Anzahl an Tagen mit Urlaubsanspruch für den Mitarbeiter zurück. In dem Menu "Auswertungen" finden Sie den Report "Urlaubsübersicht". Dieser Report vergleicht diese Angabe der zur Verfügung stehenden Urlaubstage mit der Summe der Tage mit einer Planung und dem Status "Urlaub". Sie sehen so auf einen Blick, wieviel Resturlaub die einzelnen Mitarbeiter noch haben. Hinweis: Wenn Sie zusätzlich diesen Mitarbeiter einem Mitarbeitertyp zuordnen, bei dem Sie die Option U... aktiviert haben, dann kann dieser Mitarbeiter in der Verfügbarkeitsverwaltung seine Urlaubswünsche eintragen, die sie dann zur Genehmigung auf der Startseite von CONSILIUM finden

Maximal planbare Stunden:

Hier geben Sie an, wieviel Stunden Sie für diesen Mitarbeiter pro Monat maximal verplanen können. Diese Zahl wird während der Planung ständig mit der Summen aller Planungen ins Verhältnis gesetzt. So können Sie mit einem Klick auf den Namen im Planungsfenster jederzeit sehen, wie viele Stunden noch verplant werden können oder Sie erkennen in der monatlichen Mitarbeiterliste die Auslastung der Mitarbeiter auf einen Blick.

Minimal abzurechnende Stunden:

Wenn Sie geringfügig Beschäftigte Mitarbeiter haben, die einen vertraglich vereinbarten Mindestbetrag ausbezahlt bekommen sollen, dann erkennen Sie mit dieser Vorgabe, ob bei einer monatlichen Planung diese Stundenzahl erreicht wird oder ob Sie die Planung um zusätzliche Stunden (z.B. mit einem eigenen Status wie "Ausgleichsstunden") ergänzen müssen. Diese Information können Sie unter "Auswertungen" und dem Report "Mindeststunden" abrufen.

Stundensatz:

Mit diesem Stundensatz in EUR und der Zuordnung der Mitarbeiter zu einem Mitarbeitertyp, für den CONSILIUM eine Abrechnung generieren soll, wird die monatliche Vergütung für den Mitarbeiter ausgerechnet und sowohl in dem Mitarbeiterüberblick, als auch in den Abrechnungen angezeigt.

Wichtig ist dann auch die Auswahl und die Zuordnung zu einem Mitarbeitertyp - damit wird die Person einer Gruppe zugeordnet, die bestimmte Eigenschaften hat, wie z.B., dass diese Person Abrechnungen erhalten soll, einen Urlaubsanspruch hat - und ähnliches. Details dazu erfahren Sie in dem Kapitel "Mitarbeitertypen"

Mitarbeitertypen

Mitarbeitertypen ordnen Personen einer Gruppe zu, mit denen Sie die Verarbeitung der Planungen steuern können. Mitarbeitertypen ...

Standorte

Stati

Nun erweitern wir CONSILIUM mit den sogenannten STATI. Ein STATUS ist technisch gesehen einem Standort sehr ähnlich, bezeichnet aber einen Ersatz für den Standort. Wenn Sie sich gefragt haben, wie Sie zum Beispiel "Krankheit", "Bildungsurlaub" oder "Überstundenausgleich" in ihrem Dienstplan berücksichtigen können, dann geht das mit den "Stati".

Ein Status wird über das Menu -> Neu -> Status angelegt und über das Menu -> Verwaltung -> Stati quasi "feinjustiert". Ähnlich wie bei Standorten vergeben Sie auch hier eine Farbe, eine Kostenstelle und ein Kürzel (sehr wichtig für die Planungsübersichten). Zusätzlich können Sie bei Stati auch zwei Eigenschaften festlegen, die für das Reporting und die statistischen Auswertungen wichtig sind.

Bitte beachten: "Urlaub" brauchen Sie nicht als eigenen Status anzugeben, da in "CONSILIUM" die Zuordnung von Urlaubstagen über die Verfügbarkeitsverwaltung geregelt und bereits integriert ist. Legen Sie zunächst die "Stati", die Sie benötigen über das Menu "Neu" -> "Status" an. Wenn Sie jetzt die Planung aufrufen, dann Sie bereits jetzt, dass im Zuordnungsmenu über die rechte Maustaste die Stati hinzugekommen sind. Diese können Sie jetzt genauso "planen" wie die Standorte.

Ereignistypen und Eriegniskalendar

CONSILIUM verfügt über einen Ereigniskalender. Das ist ein Kalender, der im Hintergrund agiert und auf besondere Events ausgelegt ist. Ereignisse, die in dem Ereigniskalendar angelegt sind, erscheinen in den Planungsansichten, aber auch in den Dienstplänen. Ereignisse werden nicht frei eingegeben, sondern müssen zunächst als Ereignistypen angelegt werden.

Beispiel: Sie haben regelmässig in Ihrer Unternehmung ein wiederkehrendes Ereignis wie etwa "Verkaufsoffener Sonntag". Klicken Sie im Menu auf -> Neu -> Ereignistyp und legen Sie den Ereignistyp "Verkaufsoffener Sonntag" an. Nehmen Sie nun unter -> Verwaltung -> Ereignistypen die Einstellungen vor - in diesem Fall definieren Sie eine Farbe, mit der der Ereignistyp im Ereigniskalendar erscheinen soll.

Jetzt können Sie dieses Ereignis im Ereigniskalendar festelegen. Klicken Sie dazu im Menu auf -> Werkzeuge -> Ereigniskalendar und dann mit rechten Maustaste auf ein Datum, für das sie dieses Ereignis definieren wollen. Sie werden feststellen, dass dieses Ereignis dann mit diesem Datum verknüpft ist und z.B. in der Kopfzeile der Zeitplanung erscheint. Ebenso erscheint das Ereignis in allen Dienstplänen oder diversen Berichten.

Schichtmodelle

Schichtmodelle sind dafür gedacht, eine wiederkehrende, tägliche Planung nicht über die tägliche Zeitplanung einzugeben - wer möchte schon immer und immer wieder dieselbe Schicht mit Anfangs- und Endzeit ständig planen, wenn die Zeiten doch immer gleich sind?

Dafür definieren Sie Schichtmodelle.

Bei Schichtmodellen legen Sie einen Namen fest, ein prägnantes Kürzel wie etwas "TGS" für "Tagschicht", eine Farbe und - am wichtigsten - die Start und Endzeit der Schicht. Das Kürzel ist hier auch wichtig, da in der Planungsansicht für Schichtmodelle über die gesamte Breite des Monats mehr untergebracht werden muss. Sind (am besten dreistellige) Kürzel definiert, dann wird die Planung gleich viel übersichtlicher.

Wenn Sie bei Schichtmodellen nachträglich die Anfangs- und Endzeiten ändern, dann können Sie festlegen, ob dies auch für bereits erfolgte Planungen geändert werden soll. Aktivieren Sie dafür jeweils für Start- und die Endzeit das Kontrollkästchen "Aktualisierung auf vorhandene Planungen anwenden". Diesen Schritt sollten Sie genau überlegen, da sich eine solche Änderung nicht rückgängig machen lässt. Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine rückwirkende Änderung vorzunehmen, dann werden alle zukünftigen Planungen mit der neuen Zeit versehen.

Tagesabschnitte

Durch die Möglichkeit, eine vorhandene Planung als Muster zu definieren und diese in einen Tag einzufügen, werden sich immer wiederkehrende Planungen mit einem einzigen Mausklick einfügen lassen. Da kann es sein, dass Sie als Planungsverantwortlicher vielleicht gar nicht merken, dass Sie einige Mitarbeiter übermäßig oft bestimmten Tageszeiten planen - das kann dann zu Konflikten führen ("Warum muss ich immer ´Frühdienst´ machen, der Kollege XY kann immer ausschlafen ...?"). Um diese Konflikte auszuschliessen oder zu analysieren gibt es in CONSILIUM Tagesabschnitte. In CONSILIUM werden Tagesabschnittes über die Anfangszeiten eines Dienstes definiert.

Im Bereich "Auswertungen" -> "Statistik" -> "Tagesabschnitte" können Sie dann den Report "Tagesabschnitte" aufrufen und über einen angegebenen Zeitraum feststellen, wie oft welche Mitarbeiter Ihre Arbeit zu den jeweiligen definierten Tagesabschnitten begonnen haben. Sie können so sofort feststellen, ob der Grund für solche Konflikte berechtigt ist.

Zeitplan oder Schichtmodell?

Beim ersten größeren Re-Design von CONSILIUM haben wir einen häufigen Kundenwunsch erfüllt - statt einzelne Standorte zu planen wurde häufig nach der Möglichkeit gefragt, wie man Tages- oder Nachtschichten planen könnte. Also anstatt jeden Zeitraum individuell zu gestalten, werden über Schichtmodelle Timeslots vordefiniert und die Plaung erfolgt in einer Monatsansicht mit der Zuordnung eines/r Mitarbeiters/in zu einem kompletten Tag ...

Planung in der Zeitplan-Ansicht

(Standardeinstellung von CONSILIUM)

Das PLANER Fenster ist der wichtigste Bestandteil von CONSILIUM. Hier erfolgt die Erstellung des Dienstplanes. Es gibt zwei verschiedene Planer-Ansichten. Um von der einen zu anderen Ansicht umzuschalten, finden Sie zwei Buttons in der Planer Toolbar. Sie können während der Planung jederzeit zwischen den Ansichten wechseln. Die horizontale Standardansicht listet alle Mitarbeiter auf und die Standort/Stati-Zuordnung erfolgt über eine horizontale Zeitleiste. Diese Ansicht ist sehr kompakt und übersichtlich, hat aber den Nachteil, dass sie die Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter nur als Tooltip über den Namen in der linken Spalte können.

Hier sehen Sie eine durch die Verfügbarkeit angezeigte Vorplanung.

[---- KAPITEL unvollständig, wird in Kürze mit Screenshots und Details aktualisiert -----]

Navigieren im Planerfenster

Eine Planung wird immer pro Kalendertag gemacht. Normalerweise wird das Planerfenster immer im aktuellen Datum geöffnet. Sie können C aber so einstellen, dass das Planerfenster immer den zuletzt bearbeiteten Tag aufruft. Auf der linken Seite der Toolbar haben Sie die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Tagen zu navigieren (nächster Tag / vorheriger Tag), zum heutigen Tag zu springen oder ein Datum direkt einzugeben. Der Button mit dem Häkchen signalisiert, ob ein Datum in der Planung abgeschlossen wurde. Diese Information setzen sie selbst, in dem Sie einfach auf diesen Button klicken. Ist der Button grün, wird der Tag als abgeschlossen markiert. Diese Information sehen Sie dann auch in der Monatsübersicht. Damit können Sie einen Überblick darüber behalten, wie weit Sie mit der Planung sind.

Übersichtsfenster im Planer

Während Sie mit der Planung beschäftigt sind, liefert das Planerfenster ständig nützliche Informationen. Folgende Funktionen können Sie jeder über die Toolbar und mit Keyboard Shortcuts aufrufen.

Planungsfortschritt / Monatsübersicht

Wenn Sie einen Monat komplett planen, dann möchten Sie vielleicht wissen, wie weit sie mit ihrer Planung sind. An welchem Tag fehlen noch Planungen? In welche Tage muss ich reinschauen?

Dafür ist diese Monatsübersicht gedacht. Ob ein Tag abgeschlossen ist, können Sie über zwei Arten festlegen. Entweder klicken Sie im Planer bei der Planung für einen bestimmten Tag auf diesen Button:

Oder sie klicken auf den Status in dieser Monatsübersicht direkt.

Der Fortschrittsbalken oben rechts zeigt Ihnen, wie weit Sie mit der Planung des gesamten Monats sind. Er verändert sich dynamisch mit der Änderung des Abschlusses für die einzelnen Tage.

Übersicht Mitarbeiter

Da das Planungsfenster immer auf einen Tag beschränkt ist kann es wichtig sein, zu wissen, ob oder wann die maximal planbaren Stunden für einen Mitarbeiter erreicht sind. Haben Sie für einen Mitarbeiter beispielweise festgelegt, dass er 120 Stunden im Monat arbeitet, dann können Sie ihn am Ende des Monats nicht für weitere vier Stunden planen, wenn bereits 116 Stunden verplant sind. Nun, sie können das schon, aber sie möchten vielleicht angezeigt bekommen, wann diese Anzahl maximal planbarer Stunden erreicht ist.

Bei flexiblen Mitarbeitern ist diese Information noch wichtiger. Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, die auf 450 EUR Basis arbeiten und 10,- die Stunde verdienen, dann können diese maximal für 45 Stunden im Monat verplant werden.

In den Fortschrittsbalken, die den Ressourcenverbrauch in Stunden anzeigt, wird die Anzahl der bereits geplanten Stunden immer ins Verhältnis zur maximal planbaren Stundenzahl gesetzt - so können Sie mit diesen Balkan auch gewährleisten, dass zu arbeitende Stunden "gerecht" verteilt werden.

Nicht verfügbare Mitarbeiter

Damit Sie sehen können, welche Mitarbeiter an einem Tag nicht zur Verfügung stehen, gibt es die Abwesenheitsübersicht. Mit einem Klick auf diesen Button werden alle Mitarbeiter angezeigt, die entweder ein "Nicht Verfügbar" angegeben haben oder die an diesem Tag "Urlaub" haben. Wichtig: sie können dennoch eine Planung eintragen, wenn Sie das möchten, denn als Planer haben Sie natürlich die Autorisation, diese Stati zu übergehen.

Status Übersicht

Und schließlich gibt es die Status-Monatsübersicht. Diese zeigt die Summen, der im laufenden Monat eingetragenen Stati. Das gibt ihnen den Überblick darüber, wieviele Stunden als z.B. "Krank" oder "Bildungsurlaub" entfallen.

Planung in der Schichtmodellansicht

Das wichtigste Fenster überhaupt: Mitarbeiter-Details

Wenn Sie in dem PLanungsfenster - gilt für Zeitplanung und für die Schichtplanung - auf den Namen einer Person klicken, dann öffnet sich ein Fenster, welches ganz essentielle Planungsinfos für die angeklickte Person beinhaltet.

Sie können in diesem Fenster übrigens auch den Dienstplan, die Abrechnung, die Verfügbarkeit und mehr sofort in Echtzeit für den laufenden Monat anschauen. Sie sehen außerdem, wieviele Stunden sie diese Person im aktuellen Monat noch planen können.

Planungsdetails bearbeiten

Sowohl in der Zeitplanansicht, als auch in der Schichtmodellansicht, können Planungen mit mehr Details oder einer abweichenden Kostenstelle versehen werden. Wir haben diese Funktion aufgrund eines Kundenwunsches integriert, denn es ist gut möglich, dass die Planung für eine Schicht oder einen Standort nicht ausreicht. Beispiel: Ein "Standort" wäre "Kundensupport" - die Planung hierzu ist nicht besonders detailreich. Welcher Kunde? Welcher Support. Um hier mehr Möglichkeiten in CONSILIUM zu haben, gibt es mit einem Klick auf die Planung jetzt die Möglichkeit, die Planung stärker zu differenzieren. Das sieht dann wie folgt aus:

Unter (3) können Sie eine abweichende Kostenstelle eingeben. In der Erklärung unter dem Textfeld wird angezeigt, welcher Kostenstelle diese Planung zugeordnet wird - das ist standardmässig immer die Kostenstelle, die bei der Definition von Standort, Status oder Schichtmodelle angegeben wurde.

Wenn Sie bereits Planungsdetails erstellt haben, dann können Sie in den Planungsdetails auch diese Planungen zur Auswahl anzeigen lassen, ohne dass sie diese nochmal eingeben müssen. Je nachdem welchen Zeitraum sie in (1) einstellen, werden in (2) die vorhandenen Planungen zur Auswahl angezeigt. Haben Sie also eine Palnung, bei der Sie mehr als eine/n Mitarbeiter/in planen möchten, dann reicht die Eingabe der Details einmalig.

Diese angegebenen Details werden nicht in den normalen Dienstplänen angezeigt. Derzeit können diese Details unter Auswertungen -> Berichte und Statistik -> Planungsdetails komplett abgerufen werden. Sie können die Tagesdetails aber auch über den Button in der Symbolleiste abrufen.

Es erscheint ein PDF mit den Tagesdetails, welches Sie hier einsehen oder speichern können. In Kürze wird es auch möglich sein, diese Tagesdetails an eine Person, Personen eines Mitarbeitertyps oder an alle Mitarbeiter/Innen zu versenden. Links sehen Sie einen gewöhnlichen Dienstplan. Rechts einen Dienstplan, der die Tagesdetails anzeigt.

Verfügbarkeiten

Dies ist eine der wichtigsten Funktionen in CONSILIUM - und etwas, das CONSILIUM von anderen Dienstplan-Tools unterscheidet.

Angenommen es arbeiten in Ihrem Bereich sehr viele Mitarbeiter auf 450,- EUR Basis, die nicht nur bei Ihnen einen solchen Job haben, sondern auch noch bei anderen Arbeitgebern. Deren Verfügbarkeit ist eingeschränkt und dynamisch, d.h. Sie müssten als Planer diese Verfügbarkeit ständig anpassen. Damit das nicht notwendig ist, können Sie Ihre MitarbeiterInnen für die Verfügbarkeitsverwaltung freigeben. Dazu müssen Sie zunächst diesen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung dafür aktivieren und dann den Versand der Initialisierungmail auslösen.

Der betroffene Mitarbeiter erhält dann folgende E-Mail von CONSILIUM und kann sich, bei Bestätigung der Nutzungsbedingungen, selbst in CONSILIUM anmelden.

Wichtig: Informieren Sie bitte Ihre Mitarbeiter über diesen Schritt. Sie finden im Hilfe-Menu einen Datenschutzhinweis speziell für Ihre Mitarbeiter, der die Datenschutzprinzipien von CONSILIUM erläutert. Wir empfehlen, Ihren Mitarbeitern diese Informationen auszuhändigen. Außerdem müssen alle MitarbeiterInnen bei Ihrer ersten Anmeldung in CONSILIUM die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinien lesen und akzeptieren.

Wenn Sie eine praktische Anleitung für die Verwendung der Verfügbarkeiten sehen möchten, dann empfehlen wir Ihnen dieses Einführungsvideo zu den Verfügbarkeiten. Das bezieht sich auf eine ältere Version von CONSILIUM - das Prinzip ist aber nach wie vor das gleiche ...

Einrichten der Standardverfügbarkeit

Beim Einrichten einer Verfügbarkeitsverwaltung stellt sich natürlich die Frage, wie CONSILIUM eine nicht explizit von der Person angegebene Verfügbarkeit anzeigen soll. Sind solche Personen generell immer ganztägig verfügbar oder soll CONSILIUM diese Zeiträume als generell "nicht angegebene" Verfügbarkeit interpretieren?

Um dies festzulegen, klicken Sie im Menu auf -> Werkzeuge -> EInstellungen und dann auf den Button "Standardverfügbarkeit einstellen". Jetzt können Sie festlegen, welche Standardverfügbarkeit eingestellt werden soll. Sie können dort auch ein Datum eingeben, ab wann diese Standardverfügbarkeit eingestellt werden soll. Das hat den Zwecke, dass bereits vorhandene, bewusst auf "ganztägig" gesetzte Verfügbarkeiten nicht auf "nicht verfügbar" zurückgesetzt werden.

Weitere, detaillierte Informationen, finden Sie in dem Fenster, in dem Sie die Einstellung vornehmen:

Ereigniskalender

Der Ereigniskalender ist ein eigenes Kalenderelement, in dem Sie Ereignisse eintragen können, die dann farblich markiert im Planungsfenster und in allen Dienstplänen auftauchen. Sie dienen der Fokussierung auf einen bestimmten Tag. Sie können z.B. Veranstaltungen oder Elemente wie „Monatsabschluss“ oder „Meetings“ etCONSILIUM in diesem Kalender platzieren.

Um ein Ereignis einzutragen, müssen Sie zunächst Ereignistypen definieren. Klicken Sie dazu auf ->Neu ->Ereignistypen. Unter ->Verwaltung ->Ereignistypen können Sie für diese neu angelegten Ereignistypen eine Hintergrundfarbe definieren. Die sollte möglichst hell sein, damit sich der Hintergrund vom schwarzen Text abhebt. Die Ereignistypen können dann über das Kontextmenu der rechten Maustaste im Ereigniskalender eingefügt werden.

Feiertage und Ausgleichstage

Der Gesetzgeber sieht eine besondere Regelung bezüglich von Ausgleichstagen vor. Mit CONSILIUM können Sie diese Ausgleichstage managen und verlieren hier nicht den Überblick. Zur gesetzlichen Regelung: Wird ein Arbeitnehmer an einem Feiertag beschäftigt, der auf einen Werktag fällt, so ist hierfür ein Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen, einschließlich des Feiertags an dem die Arbeit erbracht wurde, zu gewähren, so regelt es § 11 Absatz 3 Satz 2 Arbeitszeitgesetz. Werktage sind alle Wochentage außer Sonntagen und Feiertagen.

Für Sonntagsarbeit ist ebenfalls ein Ersatzruhetag zu gewähren und zwar innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen, so § 11 Absatz 3 Satz 1 Arbeitszeitgesetz.

Auf die Dauer der an dem Sonntag oder Feiertage erbrachten Arbeitszeit kommt es nicht an. Beispielsweise ist für eine Stunde Arbeit an einem Sonntag oder Feiertag nach dem Gesetzeswortlaut ein voller Ersatzruhetag zu gewähren. Eine bezahlte Freistellung an einem Beschäftigungstag kann ein Arbeitnehmer hingegen nicht als Ausgleich verlangen. Näheres hierzu regeln die Tarifverträge im Detail.

Damit CONSILIUM die Feiertage ermitteln kann, für die Ausgleichstage gewährt werden sollten, muss CONSILIUM die für sie gültigen Feiertage kennen. Feiertag ist nicht gleich Feiertag, denn neben den bundesweit gültigen Feiertagen, gibt es Feiertage, die nur in bestimmten Bundesländern gültig sind.

In CONSILUM können Sie daher "Feiertage" pflegen. Klicken Sie dazu im Menu ->Werkzeuge ->Feiertage.

Sie können nun auf verschiedene Arten die Ausgleichstage, die Sie ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gewähren müssen, ermitteln.

Zum einen finden Sie in den Planungsansichten bei einem Klick auf den jeweiligen Namen in der Mitarbeiterübersicht einen Hinweis auf nicht ausgeglichene Ausgleichstage. Klicken Sie dazu zunächst auf den Namen in der Zeitplaner/Schichtmodell Ansicht und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausgleichstage:

Zum anderen finden Sie einen Report im Menu -> Auswertungen -> Berichte und Statistik - Weitere Informationen zu diesen Auswertungen finden Sie in dem Kapitel "Auswertungen".

Interessante Tatsachen zu Feiertagen

Wussten Sie, dass Heiligabend und Sylvester keine Feiertage sind? Viele Unternehmen verlangen hier einen Urlaubstag (oder in oftmals sind für Heiligabend und Sylvester zusammen ein Urlaubstag zu veranschlagen). Ferner ist der Ostersonntag und der Pfingstsonntag außer in Brandenburg kein Feiertag! Wenn Sie sich nun fragen - "Egal, das ist doch eh ein Sonntag. Das ist doch schon ein Feiertag" - das ist nicht ganz korrekt. Das Tarifrecht unterscheidet zwischen Sonntagen und Feiertagen, d.h. solche Tage können tatsächlich unterschiedlich vergütet werden.

Vorgehensweise für das Nachhalten von Ausgleichstagen

Einrichten der Feiertage

Damit CONSILIUM fehlende Ausgleichstage erkennt, muss CONSILIUM wissen, für welche Feiertage ein Ausgleichstag genehmigt werden muss. Dazu müssen Sie zunächst die Feiertage für Ihr Bundesland und ggf. Regelungen für ihr Unternehmen einrichten. Klicken Sie dazu im Menu auf -> Werkzeuge ->Feiertage. Hier können Sie nun alle Tage, an denen CONSILIUM einen Ausgleichstag definieren soll, festlegen.

Eine Vorauswahl für ihr Bundesland können Sie über das Dropdown-Feld vornehmen. CONSILIUM setzt dann die Feiertage gemäß dieser Vorgabe. Sie können außerdem festlegen, ob Samstage auch als Feiertage gelten (in manchen Unternehmen ist Wochenend-Arbeit = Feiertagsarbeit) und wie mit den Tagen Heiligabend und Sylvester umgegangen werden soll. Diese Tage sind keine offizielle Feiertage. Sobald Sie diese Einstellung vorgenommen haben, weiß CONSILIUM für welche Arbeitstage Ausgleichstage gewährt werden müssen.

Anzeigen von Ausgleichstagen / fehlende Ausgleichstage

Arbeitet einen Person an einem Tag, der laut der Feiertagseinstellungen einen Ausgleichstag nach sich zieht, dann wird diese in CONSILIUM im Hintergrund automatisch vermerkt.

Ausgleichstag Balancing für eine einzelne Person:
Die genaue Kontrolle über die Ausgleichstage haben Sie im Urlaubsplaner / Ausgleichstage. Klicken Sie dazu im Menu auf -> Werkzeuge -> Urlaubsplaner / Ausgleichstage. Hier können Sie neben den Urlaubstagen und den Urlaubswünschen auch die Ausgleichstage verwalten. Um Ausgleichstage für eine Person zu vergeben, klicken Sie links auf den Button Ausgleichstage eintragen. Wählen Sie dort die Person aus und geben Sie den Feiertag vor, an dem die Person gearbeitet hat und vergeben Sie einen Ausgleichstag. Der Ausgleichstag wird dann Teil der Verfügbarkeit und in dem Kalender direkt mit der passenden Hintergrundfarbe angezeigt.

Der Link "Ausgleichsbalancing" aufrufen kann dabei sehr hilfreich sein. Dieser Link zeigt eine Liste mit allen Feiertagsarbeiten dieser Perosn an und Sie sehen sofort, welche dieser Tage noch keinen Ausgleichstag zugoerdnet bekommen haben.

Ausgleichstage Balancing für alle Personen einsehen
Es ist natürlich etwas umständlich, die Ausgleichstage für einzelne Personen abzurufen. Um eine Übersicht über ALLE fehlenden Ausgleichstage zu erhalten, können Sie einen passenden Report aufrufen und diesen dann für alle Personen durchgehen. Diesen Report finden Sie im Menu unter -> Auswertungen -> Berichte und Statistik. Wählen Sie dort in dem Dropdownfeld "Verfügbare Reports" den Report "Ausgleichstage offen" aus und dann als Zeitraum am besten das laufende Jahr vom 01.01. bis zum aktuellen Datum (oder wählen Sie einen Zeitraum, den Sie speziell prüfen möchten).

Der Report zeigte Ihnen dann eine Auflistung aller Planungen an Feiertagen, für alle Personen bei denen noch kein Ausgleichstag vergeben wurde.

Wenn Sie statt diesem Report den Report "Ausgleichtage Abgleich" aufrufen, dann werden nicht nur die fehlenden, sondern auch alle vergebenen Ausgleichtage angezeigt.

Entfernen eines Ausgleichstages
Wenn Sie bei der Vergabe eines Ausgleichstages einen Fehler gemacht haben oder Ihre Planung verändern wollen, dann Sie die Ausgleichstage auch wieder entfernen. Dazu klicken Sie im Menu wieder auf -> Werkzeuge -> Urlaubsplaner / Ausgleichstage und klicken dann in dem Kalender direkt auf den Ausgleichstag, den Sie entfernen möchten:

Anschliessend können Sie dann ggf. einen Ausgleichstag neu vergeben.

Urlaubsplanung mit CONSILIUM

Eng verbunden mit den Ausgleichstagen sind auch die Funktionen der Urlaubsplanung.

CONSILIUM eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Urlaubstagen. „Urlaub“ ist in CONSILIUM ein vordefinierter Status. Sie planen Urlaub entweder direkt im Planerfenster wie jede andere Planung oder können für längere Zeiträume unter „Weitere Funktionen“ für mehrere Tage für einen Mitarbeiter Urlaub eintragen oder entfernen.

Ihre Mitarbeiter können übrigens - sofern Sie sie für das Verfügbarkeitsmodul freigeschaltet haben - in der Verfügbarkeit einen Urlaubswunsch eintragen. Dieser erscheint dann in der Planung in entsprechender Farbe mit dem Kürzel „U“ unterlegt. Eine Übersicht über die gesamte Urlaubsplanung sehen Sie in dem passenden Report unter „Auswertungen“. Und im Planer können Sie auf das entsprechende Symbol klicken um sofort sehen zu können, welche Mitarbeiter für den aktuellen Tag und auch die kommenden Tage Urlaub haben oder generell nicht zur Verfügung stehen.

Weitere Auswertungen zur Urlaubsplanung - wie etwa eine Resturlaubsermittlung - finden Sie im Statistikmodul von CONSILIUM Hinweis zu halben Urlaubstagen : Sobald der Status Urlaub eingetragen wurde, zählt der betreffende Tag als Urlaubstag. Haben Ihre MitarbeiterInnen auch die Möglichkeit halbe Tage Urlaub zu nehmen, dann empfehlen wir dies über einen eigenen, selbst angelegten Status zu regeln. Wenn Sie die Auswertung dieses Status mit der Urlaubsplanung kombinieren, dann ergibt sich eine Gesamtübersicht der Urlaubplanung. Beachten Sie bitte, dass Sie in diesem angelegten Status die Option „Als Urlaub definieren“ NICHT aktivieren, da ansonsten für diese Planung wieder ein kompletter Tag gezählt werden würde. Diese Option dient dazu, um etwa Rest- oder Sonderurlaubstage in die Planung als Urlaubs einfliessen zu lassen (genauere Infos dazu finden Sie in den Erläuterungen zu Status Verwaltung)

Mit den Funktionen des Urlaubsplaners behalten Sie den Überblick über die Urlaubstage ihrer Mitarbeiter und sind in der Lage, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu koordinieren. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter diesen Teil von CONSILIUM optimal nutzen können, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Es tauchen nur Mitarbeiter in der Urlaubsplanung auf, die zu einem Mitarbeitertyp gehören, bei dem die Urlaubsplanung aktiviert wurde. Durch diese Zuordnung werden Mitarbeiter, die z.B. nicht festangestellt sind und die vermutlich auch einem Mitarbeitertyp zugeordnet sind, bei dem die Urlaubsverwaltung deaktiviert ist, ausgenommen.

1. Wenn Sie für diese Mitarbeiter jeweils die Verfügbarkeitsverwaltung aktiviert haben, dann können diese Mitarbeiter neben den bekannten Optionen "Ganztägig", "Teilzeit" und "Nicht verfügbar" auch "Urlaubswunsch" auswählen. Sobald das passiert, erscheint diese Angabe als unbearbeiteter Urlaubswunsch. Dass solche Urlaubswünsche vorliegen, sehen Sie bereits unten rechts auf der Startseite direkt nach der Anmeldung.

Urlaubswünsche erscheinen mit einer entsprechenden Hintergrundfarbe im Urlaubsplaner. Die Bearbeitung dieser Urlaubswünsche erfolgt über den Button "Urlaubswünsche bearbeiten". Sie können ganz einfach Urlaubswünsche genehmigen oder Entfernen. Beachten Sie bitte, dass bei abgelehnten Urlaubswünschen die Verfügbarkeit wieder auf "ganztägig" bzw. der von Ihnen vorgegebenen Standard-Verfügbarkeit zurückgesetzt wird.

1. Sollten Sie - aus welchen Gründen auch immer - die Verfügbarkeitsfunktion für Ihre Mitarbeiter nicht freigegeben haben, dann müssen Sie die Verfügbarkeit für die einzelnen Mitarbeiter selbst eingegeben - weitere Infos dazu im Kapitel "Verfügbarkeit". Einfacher ist natürlich, wenn dies von Ihren Mitarbeitern direkt selbst gemacht wird und sie für die Verfügbarkeitsverwaltung freigeschaltet sind.

Genehmigen und Ablehnen von Urlaub

Unter dem Menupunkt -> Werkzeuge -> Urlaubsplaner/Ausgleichstage finden Sie auch die Möglichkeit, Urlaubswünsche direkt zu genehmigen oder abzulehnen. Klicken Sie dazu auf den Button "Urlaubswünsche bearbeiten". Es werden dann alle offenen Urlausbwünsche angezeigt - Sie können diese direkt genehmigen oder ablehnen.

Wenn Sie bereits genau wissen, welchen Zeitraum Sie für eine Person als Urlaub genehmigen wollen, dann müssen sie diese Tage nicht alle einzeln eingeben. Ein Klick auf den Button "Zeiträume genehmigen" stellt die Möglichkeit bereit, für eine Person ganze Zeiträume als genehmigen Urlaub vorzugeben.

Urlaubsplanung - den Überblick behalten

Wenn Sie verschiedene Übersichten benötigen, um Urlaube zu planen - vielleicht um Überschneidungen und damit verbundene Personalengpässe zu vermeiden - gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Urlaubplanung einzusehen. Natürlich sehen Sie in der Urlausplanung alle Urlaube in einer Rasteransicht.

Ein Klick auf den Button "Urlaubsliste abrufen" zeigt Ihnen alle Urlaube des laufenden Jahres in Listenform. Der Button "Restulaube abrufen" vergleicht die vergebenen Urlaubstage mit dem Urlaubsanspruch, den Sie für jede Person in der Mitarbeiterverwaltung angegeben haben.

Außerdem gibt es ähnliche Reports unter dem Menupunkt -> Auswertungen -> Berichte und Statistik. Alle diese Reports können als PDF, CSV gespeichert oder in die Zwischenablage kopiert werden.

Desweitere gibt es eine Möglichkeit, den Urlaub in den Planungsübersichten anzuzeigen. Weitere Details dazu in dem Kapitel Planungsübersicht

Abrechnungen in CONSILIUM

Und auch die Abrechnungen sind nach demselben Prinzip wie die individuellen Dienstpläne aufgebaut. Die Abrechnungen wählen dabei alle Mitarbeiter*innen aus, die einem Mitarbeitertyp zugeordnet sind, für den die Abrechnung auf Stundenbasis aktiviert ist. Dabei werden alle Planungen, die noch nicht abgerechnet wurden, aufgelistet und mit dem für den Mitarbeiter hinterlegten Stundensatz multipliziert - am Ende der erzeugten Abrechnung im PDF Format steht dann auch eine auszuzahlende Gesamtsumme. Natürlich können Sie auch hier wieder in das CSV Format exportieren.

Damit die Arbeit mit den Abrechnungen einen Sinn ergibt, müssen Sie nach dem Erstellen und Überprüfen einer Abrechnung den Abrechnungszeitraum für den/die Mitarbeiterin auf abgerechnet setzen. Dafür gibt es einen passenden Button. Alle Stunden, so als abgerechnet markiert worden sind, tauchen dann bei einer erneuten Generierung der Abrechnung nicht mehr auf - sie gelten dann als buchhalterisch erledigt. Falls sie einen Zeitraum für einen Mitarbeiter*in versehentlich als abgerechnet markiert haben, gibt es zwei Möglichkeiten, den Vorgang rückgängig zu machen. Diese Möglichkeiten werden hier beschrieben. Die Abrechnungen stehen nur bei einem Enterprise-Abonnement von CONSILIUM zur Verfügung.

Auswertungen

Berichte und Statistik

Sie gelangen zu den Berichten und Statistiken, in dem Sie im Menu auf -> Auswertungen -> Berichte und Statisitik klicken.

In CONSILIUM stehen zahlreiche Statistiken zur Verfügung. In der Regel sind diese für einen Zeitraum eingrenzbar. Sie können alle diese Statistiken exportieren. In die Zwischenablage und dann einfach mit STRG+V in Excel oder Calc einfügen. Sie können aber auch das Ergebnis in eine CSV Datei exportieren oder als Bericht in eine PDF Datei ausgeben.

Wählen Sie dazu einfach in dem Dropdown Feld den Bericht, den Sie abrufen wollen, wählen Sie einen Zeitraum und starten Sie den Bericht. Je nach Zeitraum und Art des Berichtes kann es eine Weile dauern, bis der Bericht erscheint

[BILD Einstellungen]

CONSILIUM kann über diesen Output auch als Datenquelle dienen. Angenommen Sie haben bei sich ein System, welches an die Planungsdaten von CONSILIUM angebunden werden soll, dann bietet sich diese Lösung an:

[BILD]

Hier finden Sie eine Übersicht über die bereits vorhandenen Reports.

Download- und Versandcenter

Protokollfunktionen

CONSILIUM kann nahezu jeden Schritt aufzeichnen. Sie können erkennen, wann Nutzer CONSILIUM. genutzt haben, welche Einstellungen geändert wurde und welche Fehler aufgetreten sind. Neben offensichtlichen Vorteilen, sollte die Protokollfunktion mit Bedacht benutzt werden und ggf. mit einem vorhandenen Betriebsrat und den Mitarbeitern selbst besprochen werden. Sie kann - allerdings mehr theoretisch als praktisch - zur Überwachung von Mitarbeitern genutzt werden.

Gedacht ist diese Funktion um z.B. feststellen zu können, ob Mitarbeiter, die sie für die Verfügbarkeitsverwaltung freigegeben haben, diese auch wirklich nutzen. Sie können außerdem erkennen, wann Mitarbeiter ihren Dienstplan eingesehen haben. Allerdings nur auf der CONSILIUM Homepage selbst, nicht über Lesezugriff via ICAL Datei.

Sie können die Protokolle nach verschiedenen Bereichen filtern und anzeigen lassen. Es werden nur Einträge der letzten 30 Tage angezeigt. Wenn Sie auf die Protokollfunktion gänzlich verzichten wollen oder müssen, dann können Sie diese in den Einstellungen deaktivieren und unter "Weitere Einstellungen" alle vorhandenen Protokolle löschen

ICAL Dateien

ICAL Dateien (meist der Endung .ics oder .ical) sind Dateien, die man in eigene Kalendersystem einbinden kann. Das bedeutet, dass man die Planungen aus CONSILIUM in Outlook, Thunderbird, Goggle Kalender usw. einbinden und anzeigen lassen kann. So hat man überall Zugriff auf die Planungstermine.

ICAL Dateien werden von CONSILIUM für STANDORTE und für alle User bereit gestellt. Für die User gibt es außerem die Möglichkeit, die Anzeige der ICAL Dateien zu sperren oder einen Token zu Anzeige zu erneuern.

Verwaltung der ICAL Dateien

Als Planer können Sie die ICAL Dateien verwalten, in dem Sie im Menu auf -> Werkzeuge-> Schnittstellen klicken. Dieser Teil ist in zwei Abschnitte aufgeteilt. Im oberen Teil finden Sie die geplanten Standorte und die vorhandenen Adressen der ICAL Kalendar aller Standorte. Die können Sie in ihrer Kalenderanwendung (z.B. Outlook) abonnieren - Anleitungen dazu, siehe unten. Dazu benötigen Sie die ICAL Adresse des Kalenders, die mit einem Klick auf "Adresse anzeigen" in die Zwischenablage kopiert wird.

Alle MitarbeiterInnen, die für CONSILIUM aktiviert sind und bei denen eine verfizierte E-Mail Adresse hinterlegt ist, haben ebenfalls eine eigene ICAL Adresse, in denen ihre jeweils individuelle Planung hinterlegt ist. Dieser Bereich wird unter den ICAL Adressen der Standorte angezeigt.

Die MitarbeiterInnen sehen diese Adresse auf der Startseite, wenn sie sich in CONSILIUM einloggen. Sie können die individuelle Adresse unter Option (2) einsehen. Hier gibt es aber zwei zusätzliche Funktionen, die Sie als Planer in CONSILIUM steuern können:

Sie können unter (1) festlegen, dass für eine/n Mitarbeiter/in die Funktion der Anzeige der ICAL Kalender deaktiviert wird. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Vorab-Planungen noch nicht sichtbar machen wollen oder diese Person temporär deaktiviert wird und längere Zeit für die Planung nicht zur Verfügung steht.

Mit Option (3) haben Sie Möglichkeit, den Token für die inviduelle Kalender-Datei zu erneuern. Das bedeutet, dass für diese Person ein komplett neuer Link für den Kalender erzeugt wurde. Das kann notwendig sein, wenn der bisherige Link aus irgendwelchen Gründen in die Hände Dritter gelangt ist und die Planungen für unbefugte einsehbar sind.

Google Kalender

So können Sie einen ICAL Kalendar in Google abonnieren. Dieser sollte dann auch auf Android Mobil-Geräten verfügbar sein, sofern sie sich dort ebenfalls mit Ihrem Google Account angemeldet haben.

(1) Melden Sie sich bei ihrem Google Account an und (2) wählen Sie die Anwendung "Kalender":

Klicken Sie dann im linken Bereich auf diese Option, um einen neuen Kalender hinzuzufügen:

Im nächsten Schritt abonnieren Sie die URL, also die Internetadresse ihres Kalenders:

Jetzt fügen Sie die URL ihres Kalenders ein und klicken auf "Kalender hinzufügen":

Im nächsten Schritt ändern Sie die Bezeichnung des Kalenders - naheliegend wäre die Bezeichnung "Mein Dienstplan":

Sie sehen, dass diese Bezeichnung nun als Kalender in ihrem Google Account zur Verfügung steht:

Ihr Dienstplan wird nun im Google Kalender angezeigt:

Damit haben Sie die ICAL Schnittstelle erfolgreich in Google integriert.

Outlook

So fügen Sie die ICAL Adresse Ihres Dienstplans in Outlook als Kalender ein:

Thunderbird

Apple Kalender

So abonnieren Sie die ICAL Datei unter Apple:

Fügen Sie hier die ICAL Adresse ihres Dienstplanes ein und klicken Sie auf Abonnieren:

Weitere Funktionen

Planungsübersicht

Die Planungsübersicht zeigt ihre Planung - sowohl die Zeitplanungen, als auch die Schichtmodellplanungen in einer druckfreundlichen Ansicht an. Sie können hier auch als Monatsübersicht alle Urlaube und Verfügbarkeiten einsehen. Die Planungsübrsicht dient nur als Übersicht - es können hier keine Änderungen der Planung vorgenommen werden.

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Geburtstagskalender

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